KLIKNUSAE.com – Mau bikin event? Pertanyaan ini mulai menyeruak seiring pelonggaran yang diberikan pemerintah dalam aturan PPKM.

Sebagaimana diketahui,  seluruh daerah di Pulau Jawa dan Bali dinyatakan masuk dalam Pemberlakuan pembatasan kegiatan masyarakat (PPKM) Level 1.

Dimulai sejak  7 Juni hingga 4 Juli 2022 mendatang. Dengan semakin membaiknya  pengendalian Covid-19,  dan diberlakukann PPKM Level 1, kini berbagai kegiatan  event kembali marak.

Mulai dari event olahraga, musik, pameran seni, sampai event kuliner yang mendapat sambutan baik dan menjadi sesuatu yang sangat dinantikan terutama bagi anak muda.

BACA JUGA:Sariater Jambore Trail Run 2022, Tawarkan Konsep Event yang Berbeda

Namun sebagaimana diketahui, menggelar sebuah event bukanlah perkara yang mudah.

Memastikan Event Bisa Berjalan Lancar

Pelaksana event akan dituntut memastikan acara berjalan dengan lancar dan pastinya menguntungkan.

Untuk mencapai hal tersebut, tentunya dibutuhkan rencana yang matang dan kerja sama tim yang baik agar event berlangsung sukses.

“Situasinya sekarang sudah berbeda. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar pelaksanaan event berjalan dengan baik. Khususnya, sekarang kan pandemi sama sekali belum berakhir,” kata CEO Lintas Warna (EO Wedding & Fashion), Iwan Gandapermana ketika ditemui  Kliknusae.com, di Bandung,  Kamis 16 Juni 2022.

Menurut Iwan, protokol kesehatan (prokes) masih menjadi concern sebelum penyelenggaraan event dimulai.

BACA JUGA: Event MotoGP Selesai Digelar, Tapi Okupansi Hotel Masih Tinggi

“Perangkat pendukung prokes tetap harus kita  siapkan. Seperti aplikasi PeduliLindungi, tempat cuci tangan, handsanitizer. Perangkat ini masih melekat dalam aturan pemerintah, mau tidak mau harus kita ikuti,” tambahnya.

Hanya saja, dengan status PPKM Level 1 lebih longgar dalam melaksanakan kegiatan. Bahkan dalam aturannya memperbolehkan 100 persen pengunjung.

Ini tentu, menjadi peluang bagi EO yang ingin kembali “menggeber” kegiatan setelah 2 tahun vakum.

Lalu apa saja yang harus dipersiapkan, agar sebuah event yang digelar bisa menarik pengunjung untuk datang.

BACA JUGA: RK Launching West Java Calendar of Event 2022 Ini kata Sandiaga

Tentu, pelaksana event  harus membuat konsep yang matang agar dapat dieksekusi dengan baik serta mengundang datangnya banyak pengunjung.

5 Hal Penting Sebelum Menggelar Event

Apalagi melihat kondisi saat ini, penyelenggara tentunya perlu mengantisipasi beberapa aturan tambahan untuk menambah keamanan dan kenyamanan bersama saat event terselenggara, seperti:

1. Membuat aturan untuk mematuhi protokol kesehatan yang sudah menjadi kewajiban di masa transisi seperti sekarang ini.
2. Menganalisis event. Mulai dari menargetkan segmen pengunjung serta memahami kebutuhan apa yang saat ini dicari segmen target pengunjung event. Saat penyelenggara memahami kebutuhan para pengunjung dengan baik, maka akan semakin mudah untuk meyakinkan mereka untuk hadir dan memeriahkan event
3. Menghadirkan sponsor atau tenant untuk memenuhi kebutuhan para pengunjung, seperti tenant makanan ataupun minuman yang membantu pengunjung merasa lebih nyaman di area event.
4. Mempromosikan event dengan baik melalui publikasi yang menarik, seperti menginfokan siapa artis yang akan datang, di mana lokasi acara, sampai cara pembelian tiket yang memudahkan calon pengunjung. Penyelenggara event juga perlu menginfokan segala informasi penting melalui media sosial, website resmi, hingga menyebarkan press release untuk media.
5. Menyediakan fasilitas pendukung seperti jaringan Internet WiFi terbaik dan stabil. Hal ini menjadi sesuatu yang penting dan perlu dipikirkan bagi pengelola event. Sebab, jaringan internet stabil dapat membantu proses registrasi ticketing ataupun para tenant yang ikut berpartisipasi pada event tersebut. Misalnya, untuk scan barcode saat masuk area, sistem pembayaran yang sudah beralih ke cashless, serta aktivitas lainnya yang membutuhkan koneksi internet. Internet juga dapat berperan sebagai sarana pendukung bagi setiap anggota tim agar mempermudah komunikasi satu dengan lainnya, serta bantu mengatur jalannya acara agar berjalan lebih lancar. Baik dalam komunikasi antar panitia, hingga streaming event saat acara berlangsung.

BACA JUGA:Rossa Rayakan Ultah di Industri Musik dengan Konser ‘Rossa 25 Shining Years Concert’

Itu dia 5 hal yang dapat dipersiapkan para penyelenggara event untuk membuat gelaran besarnya menjadi semakin sukses.

Tak Hanya Offline, Bagaimana Ramai Juga di Sosmed

Di masa kini, kesuksesan sebuah event tak bisa dinilai dari ramainya pengunjung saja, tapi juga tampak dari ramainya event tersebut diperbincangkan di media sosial dengan hal yang positif.

Dengan 'viral'-nya sebuah event, pesan yang ingin disampaikan dari tujuan penyelenggaraan acara juga bisa tersampaikan dengan baik ke publik yang lebih luas.

Untuk dapat menyebarluaskan informasi terkait event baik melalui rilis resmi maupun update media sosial para pengunjung, koneksi internet yang stabil menjadi sebuah kebutuhan penting.

BACA JUGA: bjb Kola6orAks1 Menjadi Tema Sentra HUT ke-61, Apa Saja Kegiatannya?

Sayangnya, saat berada di tempat ramai seperti event meriah, koneksi sinyal internet kerap kali menemui kendala tertentu.

Tak perlu khawatir, Anda bisa menyiasati masalah tersebut dengan mempersiapkan fasilitas WiFi terbaik di dalam event.

Hal ini penting agar pengunjung event dapat dengan mudah dan lancar membagikan foto atau video mengenai keseruan di sepanjang event tersebut.

Bagaimana?  Sudah siapkah bikin event yang lebuh gebyar? ***

Sumber: Detikcom